Έκδοση τιμολογίου και διαβίβαση στο myDATA: τι είναι το ΜΑΡΚ και πότε «εκκρεμεί ΑΑΔΕ»
Οδηγός για την έκδοση τιμολογίου εσόδων και τη διαβίβαση στο myDATA: τι είναι ο ΜΑΡΚ, πώς δουλεύει η αρίθμηση χωρίς κενά, τι σημαίνει η κατάσταση «εκκρεμεί ΑΑΔΕ» και ποια πεδία ελέγχονται πριν φύγει το παραστατικό.
Τι διαβιβάζεται όταν εκδίδεις ένα τιμολόγιο εσόδων
Όταν εκδίδετε τιμολόγιο, στο myDATA δεν ταξιδεύει το PDF αλλά μια δομή: η σύνοψη (καθαρή αξία, ΦΠΑ, σύνολο), οι γραμμές ανά συντελεστή και οι χαρακτηρισμοί εσόδων — δηλαδή ο τύπος E3 και η κατηγορία που εξηγούν τι είδους έσοδο είναι αυτό. Το παραστατικό είναι ολοκληρωμένο μόνο όταν αυτά τα τρία επίπεδα συμφωνούν μεταξύ τους.
Αυτός είναι και ο λόγος που η έκδοση και η διαβίβαση είναι δύο πλευρές του ίδιου νομίσματος: το ίδιο τιμολόγιο που τυπώνεται για τον πελάτη πρέπει να παράγει δομή που στέκει τεχνικά απέναντι στην ΑΑΔΕ. Όταν αυτά αποσυνδέονται — ωραίο PDF, προβληματική διαβίβαση — το πρόβλημα εμφανίζεται την πιο άβολη στιγμή.
ΜΑΡΚ και UID: ο μοναδικός αριθμός που κάνει το παραστατικό «επίσημο»
Ο ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης) είναι το αποδεικτικό ότι η ΑΑΔΕ παρέλαβε και κατέγραψε το παραστατικό. Δίπλα του υπάρχει το UID, μια μοναδική ταυτότητα του ίδιου του παραστατικού. Όσο ένα τιμολόγιο δεν έχει ΜΑΡΚ, δεν έχει ολοκληρωθεί ο κύκλος του — υπάρχει στα δικά σας βιβλία αλλά όχι ακόμη στην εικόνα της ΑΑΔΕ.
Πρακτικά, ο ΜΑΡΚ είναι αυτός που θα αναζητήσετε αργότερα σε κάθε συμφωνία, διασταύρωση ή έλεγχο. Γι' αυτό αξίζει να φυλάσσεται μαζί με το παραστατικό και να εμφανίζεται καθαρά: είναι το κλειδί που συνδέει την έκδοσή σας με την επίσημη καταγραφή και με τα έξοδα που θα δει ο αντισυμβαλλόμενος από τη δική του πλευρά.
Αρίθμηση σειράς χωρίς κενά και χωρίς διπλά: γιατί η ατομικότητα μετράει
Μια σειρά τιμολόγησης πρέπει να είναι συνεχής: κανένας αριθμός να μη λείπει και κανένας να μην επαναλαμβάνεται. Όταν δύο εκδόσεις συμβαίνουν σχεδόν ταυτόχρονα — δύο χρήστες, δύο καρτέλες — ένα αφελές σύστημα μπορεί να δώσει τον ίδιο αριθμό σε δύο παραστατικά ή να αφήσει κενό. Και τα δύο δημιουργούν προβλήματα που εμφανίζονται αργότερα, στη συμφωνία ή στον έλεγχο.
Η σωστή λύση είναι η αρίθμηση να γίνεται ατομικά (atomic): το σύστημα δεσμεύει τον επόμενο αριθμό με τρόπο που αποκλείει την ταυτόχρονη διπλή απόδοση. Έτσι η σειρά παραμένει καθαρή ανεξάρτητα από το πόσοι εκδίδουν μαζί, και δεν χρειάζεται ποτέ χειροκίνητη «επιδιόρθωση» της αρίθμησης εκ των υστέρων.
«Εκκρεμεί ΑΑΔΕ»: η ενδιάμεση κατάσταση και πώς κλείνει σωστά
Μεταξύ της έκδοσης και της επιβεβαίωσης υπάρχει μια πραγματική ενδιάμεση κατάσταση: το παραστατικό έχει δημιουργηθεί και σταλεί, αλλά ο ΜΑΡΚ δεν έχει ακόμη επιστρέψει. Η ειλικρινής διατύπωση γι' αυτό είναι «εκκρεμεί ΑΑΔΕ» — όχι «ολοκληρώθηκε». Είναι σημαντικό αυτή η διάκριση να φαίνεται καθαρά, γιατί ένα παραστατικό σε εκκρεμότητα δεν είναι ακόμη ασφαλές να θεωρηθεί οριστικό.
Ο κύκλος κλείνει με δύο δυνατές καταλήξεις: επιτυχία, όπου επιστρέφει ΜΑΡΚ και το παραστατικό γίνεται οριστικό, ή απόρριψη με κωδικό σφάλματος, που πρέπει να εμφανίζεται με την αιτία ώστε να διορθωθεί και να ξανασταλεί. Το να μένει κάτι «εκκρεμές» επ' αόριστον χωρίς εξήγηση είναι ακριβώς το είδος της αβεβαιότητας που μια καλή ροή πρέπει να εξαλείφει.
Οι έλεγχοι πριν τη διαβίβαση που γλιτώνουν τις απορρίψεις
Οι περισσότερες απορρίψεις είναι δομικές και προβλέψιμες. Τρία σημεία αξίζουν έλεγχο πριν φύγει το παραστατικό: οι χαρακτηρισμοί ανά γραμμή πρέπει να αθροίζουν στη σύνοψη (αλλιώς 311/321), το entityVatNumber πρέπει να έχει σωστή φορά (στα έσοδα το ΑΦΜ του εκδότη), και σε ημεδαπό αντισυμβαλλόμενο δεν αποστέλλεται όνομα (error 220).
Ένας σύντομος, αυτοματοποιημένος έλεγχος σε αυτά τα σημεία τη στιγμή της έκδοσης κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια ομαλή διαβίβαση και σε ένα παραστατικό που γυρίζει πίσω ως τεχνικό σφάλμα — συχνά πάνω στην προθεσμία. Στόχος είναι το «εκκρεμεί ΑΑΔΕ» να καταλήγει σχεδόν πάντα σε ΜΑΡΚ, χωρίς δεύτερο γύρο διορθώσεων.
Τα βασικά σημεία που αξίζει να κρατήσει η ομάδα.
Στη διαβίβαση ταξιδεύει δομή (σύνοψη + γραμμές + χαρακτηρισμοί εσόδων), όχι το PDF — και τα τρία πρέπει να συμφωνούν.
Ο ΜΑΡΚ είναι το αποδεικτικό καταχώρησης από την ΑΑΔΕ· χωρίς αυτόν, ο κύκλος του παραστατικού δεν έχει κλείσει.
Η αρίθμηση σειράς πρέπει να είναι ατομική: χωρίς κενά, χωρίς διπλά, ακόμη και σε ταυτόχρονες εκδόσεις.
«Εκκρεμεί ΑΑΔΕ» είναι ειλικρινής ενδιάμεση κατάσταση· κλείνει με ΜΑΡΚ ή με σφάλμα που εμφανίζεται και διορθώνεται.
Έλεγχος πριν τη διαβίβαση: άθροισμα γραμμών = σύνοψη, σωστή φορά entityVatNumber, χωρίς όνομα σε ημεδαπό.
Συχνές ερωτήσεις γύρω από αυτό το θέμα.
Τι είναι ο ΜΑΡΚ σε ένα τιμολόγιο;+
Ο ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης) είναι το αποδεικτικό ότι η ΑΑΔΕ παρέλαβε και κατέγραψε το παραστατικό. Όσο ένα τιμολόγιο δεν έχει ΜΑΡΚ, υπάρχει στα βιβλία σας αλλά δεν έχει ολοκληρωθεί ο κύκλος της διαβίβασης.
Τι σημαίνει η ένδειξη «εκκρεμεί ΑΑΔΕ»;+
Σημαίνει ότι το παραστατικό έχει εκδοθεί και σταλεί, αλλά ο ΜΑΡΚ δεν έχει ακόμη επιστρέψει. Είναι ενδιάμεση κατάσταση: κλείνει είτε με επιτυχία (επιστροφή ΜΑΡΚ) είτε με απόρριψη που εμφανίζει την αιτία για διόρθωση και επανυποβολή.
Γιατί είναι σημαντική η ατομική (atomic) αρίθμηση;+
Επειδή εγγυάται ότι η σειρά τιμολόγησης μένει συνεχής χωρίς κενά ή διπλά, ακόμη και όταν δύο χρήστες εκδίδουν ταυτόχρονα. Έτσι αποφεύγονται προβλήματα συμφωνίας και χειροκίνητες διορθώσεις της αρίθμησης εκ των υστέρων.
Ποιοι έλεγχοι μειώνουν τις απορρίψεις στη διαβίβαση;+
Τρεις: οι χαρακτηρισμοί ανά γραμμή να αθροίζουν στη σύνοψη (αλλιώς 311/321), το entityVatNumber να έχει σωστή φορά (στα έσοδα το ΑΦΜ του εκδότη) και να μην αποστέλλεται όνομα σε ημεδαπό αντισυμβαλλόμενο (error 220).
Δες πώς αυτό το θέμα συνδέεται με το ίδιο το portal.
Τα άρθρα υπάρχουν για να εξηγούν τη λογική πίσω από το προϊόν και τη δουλειά του γραφείου. Το επόμενο βήμα είναι να δείτε τις σχετικές δημόσιες σελίδες ή να μπείτε στο portal.